Formate von Großgruppen-Konferenzen

Akzeptanz durch Partizipation

Großgruppenkonferenzen in verschiedenen Formaten durchgeführt werden. Dabei unterscheiden sie sich wesentlich in dem Rahmen, den sie vorgeben und dem Ziel, das erreicht werden soll. Aus diesem Grund ist es im ratsam zunächst eine detaillierte Diagnose der Handlungsfelder durchzuführen.

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Real Time Strategy Conference(RTSC nach Sylvia James und Paul D. Tochinsky)

Eine RTSC-Konferenz greift eine bereits formulierte Zukunftsvision seitens der Geschäftsleitung auf oder wird dann eingesetzt, wenn eine Neuausrichtung des Konzerns unausweichlich geworden ist. Die Führungskräfte sind bereit, sich auf einen intensiven Organisations-Entwicklungsprozess einzulassen, der aus allen Betroffenen Beteiligte macht. Alle Mitarbeitenden werden über die Vision oder die Neuausrichtung offen und umfassend informiert und zum aktiven Mitwirken eingeladen. Die Strategiekonferenz bietet die Möglichkeit mit über 1.000 Personen gemeinsam Maßnahmen zu erarbeiten, die zur Erreichung des neuen Firmenziels führen.

Die RTSC-Konferenz ist stärker top-down-orientiert als andere Großgruppen-Methoden. Sie erlaubt der Geschäftsleitung deutlich mehr Steuerungsmöglichkeiten. Dies bedeutet aber auch, dass die Führungskräfte stärker gefordert sind.

Die Teilnehmer interagieren mit der Führungsmannschaft oder der Gruppe, die den Vorschlag für die zukünftige strategische Ausrichtung bzw. Strategiewandel unterbreitet hat, in einem effektiven, zielorientieren Meinungsaustausch. Gemeinsam werden die Vorschläge und Themen analysiert und die neuen Strategien ggf. überarbeitet und formuliert.

Basierend auf dem gegenseitigen Feedback und der gemeinsamen tieferen Analyse sowie Diskussion, überarbeitet und revidiert man ggf. den strategischen Ansatz noch einmal. Schließlich einigt man sich zusammen mit den Teilnehmern auf gemeinsame nächste Schritte und fasst die Ergebnisse zusammen.

Nach dieser Veranstaltung hat jeder Teilnehmer das berechtigte Gefühl, an der gemeinsamen Zukunft des Unternehmens mitgewirkt zu haben, ist motiviert und gewillt aktiv daran mitzuarbeiten und diese mit vollem Einsatz zu unterstützen.

  • Möglichkeit eine bereits formulierte Zukunftsvision bzw. einen Strategieplan auf breiter Basis im Unternehmen umzusetzen und diskutieren zu lassen
  • Sie schaffen Akzeptanz in der Organisation für Ihre Zukunftsvision und Pläne und haben die Chance alle Ebenen miteinzubeziehen
  • Sie stärken Vertrauen in Ihre Führung
  • Sie verbessern die Kommunikation und Kooperation innerhalb Ihres Unternehmens/Systems und steigern diese

Wann ist eine Strategiekonferenz sinnvoll?

  • Klare Vorstellungen von der Zukunft und strategischen Ausrichtung des Unternehmens sind vorhanden
  • Die Führung bereit ist Ihre Meinung auf der Basis von Feedback der Teilnehmer korrigieren bzw. optimieren zu lassen
  • Eine wichtige strategische Entscheidung soll für das Unternehmen/ die Organisation getroffen werden
  • Alle Hierarchieebenen sollen eingebunden werden
  • Die Verantwortlichen wollen das Vertrauen in die Führung stärken
  • Die Kommunikation und das Vertrauen innerhalb der Organisation soll verbessert werden
  • Die Führung ist bereit mit den Mitarbeitern/Mitgliedern offen zu kommunizieren

Wann ist eine Strategiekonferenz zu vermeiden?

  • Die Führung ist nicht offen dafür ehrliches Feedback zu geben und anzunehmen
  • Die Führung ist nicht offen dafür Pläne zu optimieren -eventuell sogar korrigieren zu lassen-
  • Die getroffenen Vereinbarungen während der Konferenz  werden nicht eingehalten und Vorschläge der Mitarbeiter einfach übergangen

THIEL, Heinz-Ulrich; SCHIERSMANN, Christiane (2011): Organisationsentwicklung: Prinzipien und Strategien von Veränderungsprozessen, 3. Aufl., VS Verlag, pp.95-166
ZUR BONSEN, Matthias (2008): Real Time Strategic Change: Schneller Wandel mit großen Gruppen, Schäffer-Poeschel, p.317
ROHM, Armin (2012): Change-Tools: Erfahrene Prozessberater präsentieren wirksame Workshop-Interventionen, 5. Aufl., managerSeminare Verlag, p.312

Zukunftskonferenz(Future Search nach Marvin Weisbord und Sandra Janoff)

Die besondere Stärke der Zukunftskonferenzen liegt in der Schaffung von Gemeinschaftsgefühl, Aufbruchsstimmung und einem hohen Grad an Motivation selbst bei stark heterogenen Gruppen. Sie ist bestens geeignet zur Erarbeitung von Zukunftsprojekten innerhalb von schwierigen, gegeneinander arbeitenden Gemeinschaften (auch nach Fusionen) oder als Auftaktkonferenz zu neuen Zukunftsplänen.

Zukunftskonferenzen sind klar strukturiert und eignen sich für Gruppen von bis zu achtzig Teilnehmern. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit mehrere Zukunftskonferenzen parallel zum gleichen Thema durchzuführen, so dass eine weitaus höhere Teilnehmerzahl erreicht werden kann.

Nach einem klaren, fest definierten Konferenzschema trägt die Zukunftskonferenz dazu bei, dass bis zu 80 unterschiedlichste Menschen eines Systems innerhalb von zweieinhalb Tagen ihre gemeinsame Zukunft „entdecken“ und bereits konkret planen. Sie bekommen in dieser vergleichbar kurzen Zeit ein tiefes Verständnis für ihre gemeinsame Vergangenheit, erkennen ihre gegenwärtige Situation vollständig und entwickeln eine gemeinsame Vision. Ebenso werden innerhalb dieser zwei Tage Aktionspläne für die einstimmig beschlossene gemeinsame Zukunft aufgestellt.

Was Zukunftskonferenzen besonders wertvoll macht ist die Tatsache, dass jeder, der mit dem System, d.h. mit dem Unternehmen, der Organisation oder der Gemeinschaft intern oder extern zu tun hat, in der Konferenz anwesend ist.

Die Konferenz wird von mehreren Moderatoren begleitet, die den Teilnehmern Richtlinien und Instruktionen über 2+ Tage geben und dabei helfen Ergebnisse zu dokumentieren.

Die Durchführung der Zukunftskonferenz ist nach sechs Hauptprinzipien gegliedert:

  • Das ganze, offene System in einem Raum.Dies bedeutet, dass ein Unternehmen Kunden, Lieferanten, Kooperationspartner und vielleicht sogar Mitbewerber einlädt, um jeden relevanten Blickwinkel bei der Zukunftsplanung zu berücksichtigen.
  • Fokus auf die Zukunft statt auf Probleme.Vergangene und gegenwärtige Probleme werden zwar beleuchtet und gewürdigt, nicht jedoch bewertet oder gar bearbeitet.
  • Gemeinsamkeiten finden statt Konflikte bearbeiten.Man sucht von Anfang an die Gemeinsamkeiten und schafft eine Basis, auf die sich alle Teilnehmer der Konferenz einigen können, um eine Zukunft zu planen, die dann alle ausnahmslos unterstützen und befürworten können.
  • Das ganze, offene System untersuchen.Jeder Blickwinkel und alle Aspekte werden in Betracht gezogen, d.h. die Organisation selbst und das Umfeld. Es ist somit eine ganzheitliche Betrachtung der Kräfte, die auf das „System“ wirken.
  • Es wird in selbststeuernden Kleingruppen gearbeitet.Meist sind es kleinere Gruppentische, die von einem Moderator begleitet werden, der hilft Diskussionen zu strukturieren und Ergebnisse festzuhalten.
  • Maßnahmen erst dann planen, wenn Konsens über die gewünschte Zukunft erreicht ist.So kommt es erst am zweiten Tag zur Maßnahmenplanung. Durch den gemeinsamen Konsens über die Zukunft, ein starkes Gemeinschaftsgefühl und das Wissen eines jeden Einzelnen, dass alle im Raum an der Gestaltung der Zukunft beteiligt waren und diese vorantreiben wollen, setzt dieses zusätzliche Energie frei, so dass die Maßnahmenplanung so schnell geht, wie es niemand für möglich gehalten hätte. Teilweise dauert es weniger als zwei Stunden, in denen Maßnahmen und Aktionspläne entstehen, die vorher einberufene Projektteams in Jahren nicht zustande gebracht haben.
  • Sie schaffen Gemeinschaft und gestalten gemeinsam mit allen Beteiligten der Organisation eine Zukunft (besonders geeignet nach Fusionen)
  • Erzeugt Aufbruchsstimmung, Motivation und hohe Identifikation mit zukünftigen Zielen
  • Klar strukturiert und zielorientiert; dadurch ermöglicht die Zukunftskonferenz Ergebnisse in kürzester Zeit zu erarbeiten und Aktionspläne aufzustellen
  • Sie erarbeiten in kürzester Zeit eine neue Vision, die von allen getragen wird (sogar schneller als mit dem Top-down-Prinzip)
  • Sie Verbessern die Kommunikation und Kooperation innerhalb Ihres Unternehmens/Sytems und schaffen mehr Verständnis für ein gemeinsames Miteinander innerhalb Ihrer Organisation

Wann ist eine Zukunftskonferenz sinnvoll?

  • Als Auftaktveranstaltung und Mobilisierungsinstrument für weitreichende Zukunftsentwicklungen
  • Ein Zukunftsthema der Zusammenarbeit vieler unterschiedlicher Menschen mit unterschiedlichen Standpunkten bedarf und damit ein starkes Gemeinschaftsgefühl geschaffen werden soll
  • Traditionelle Planungsmethoden nicht funktionieren oder das Top-down-Prinzip zur Implementierung der Ergebnisse zu lange dauert
  • Kommunikation und Kooperation innerhalb des Systems verbessert und mehr Verständnis der Menschen innerhalb der Organisation füreinander erreicht werden soll (z.B. bei Fusionen)
  • Eine klare Zukunftsvorstellung aller von der Zukunft des Unternehmens/ der Organisation, etabliert werden soll und damit die Bündelung aller Kräfte in eine Richtung einhergeht
  • Innovative Durchbrüche und ungeahnte Zukunftsziele mit 100%igem Konsens verabschiedet werden sollen, die nur durch die Kooperation unterschiedlichster Menschen und damit weitreichender Potenziale entstehen können

Wann ist eine Zukunftskonferenz zu vermeiden?

  • Die Führung schon vor der Konferenz eine klare Zukunftsvorstellung hat
  • Wenn den Teilnehmern nach der Konferenz nicht die nötige Unterstützung zur Fortführung des Prozesses zugestanden werden kann (Zeit, Raum, evtl. finanzielle Mittel)
  • Wenn das System sich im Zustand „satter Zufriedenheit“ befindet und keine Verbesserung anstrebt
  • Die Führung nicht dazu bereit ist, Menschen einzuladen, deren Meinungen Ihnen nicht gefallen könnten
  • BRUCK, Walter; MÜLLER, Rudolf (2011): Wirkungsvolle Tagungen und Großgruppen, Books on Demand, p.436
  • FELD, C. Cornelius (2012): Die Zukunftskonferenz: als Methode der systemischen Organisationsentwicklung, AV Akademikerverlag, p.116
  • DEVANE, Tom; HOLMAN,Peggy (2006): Change Handbook: Zukunftsorientierte Großgruppen-Methoden, 2. Aufl., Carl-Auer-Systeme Verlag, p.288

Open Space(Impulskonferenz nach Harrison Owen)

Open-Space-Veranstaltungen sind stark partizipatorische Großgruppen-Konferenzen, die es ermöglichen in einem bestimmten Bereich nach neuen Ideen oder Methoden zu suchen, die den bisherigen Rahmen sprengen („thinking out of the box“). Sie möchten Ihrer Firma z.B. ein neues Leitbild geben und sind bereit, sich auf einen unkonventionellen Prozess einzulassen, der vieles offen lässt und gerade deshalb vieles ermöglicht.

Die Open Space Konferenz eignet sich sowohl für Wirtschaftsunternehmen, Verwaltungen, Non-Profit-Organisationen als auch für «offene Systeme» wie zum Beispiel im Ausbildungs- und Gesundheitswesen. Bis zu 1000+ Menschen können hierbei z.B. innerhalb von 1- 3 Tagen kreative Ansätze und Lösungen für dringend anstehende Themen erarbeiten.

Open Space Konferenzen nutzen das Model eines „Dorf-Marktplatzes“ um die Veranstaltung zu strukturieren. Die Verantwortlichen für die Veranstaltung formulieren das Thema und laden die möglichen Teilnehmer auf freiwilliger Basis ein.

Um eine Vielfalt an Ideen zu sammeln und einen möglichst breiten Horizont zu schaffen, werden Personen aus allen Bereichen, quer durch alle Hierarchieebenen zur Konferenz eingeladen. Jede Person ist gleichberechtigt; es gibt weder Fachreferate noch vorgegebene Resultate oder bereits feststehende Ziele. Die Tagungsstruktur ist nur in einzelnen Punkten vorgegeben. Innerhalb von 45 Minuten wird die Agenda gemacht und dann werden von den Teilnehmern freiwillige Arbeitsgruppen gebildet, die die Themen der Agenda in Arbeitsgruppen von jeweils 60 – 90 Minuten Länge bearbeiten.

Die gesamte Veranstaltung inklusive der Dokumentation der Ergebnisse wird von den Teilnehmern selbst gemanagt. Daraus entstehen ein hoher Motivationsgrad und ein engagiertes Mitwirken.

  • Sie entwickeln neue innovative Ansätze, kreative Ideen und fördern „thinking out of the box“
  • Garantiert eine Vielfalt an Meinungen und lässt Gedanken freien Lauf durch wenige Vorgaben und einen breit, gesteckten Rahmen
  • Hohe Selbstverantwortung und Selbstmanagement führt zu hoher Identifikation mit den Ergebnissen und einer verbesserten Motivation
  • Ermöglicht ein Einbinden aller Hierarchieebenen sowie die Auseinandersetzung mit komplexen Themen und deren Lösung

Wann ist eine Open Space Konferenz sinnvoll?

  • Eine Gruppe von 30-1000 Personen soll in kurzer Zeit (1 – 3 Tagen) Lösungen zu einem bestimmten Thema oder Themenkomplex (z.B. Innovationen in der Produktlinie, die Zukunft unseres Unternehmens, Optimierung des Außendienstes, Erarbeitung einer neuen Unternehmensstrategie etc.) erarbeiten
  • Ein wichtiges Business Problem vorliegt, eine Krise oder eine Aufgabe zu bewältigen ist, die eigentlich schon „gestern“ gelöst sein sollten
  • Wenn Aufgaben mit Teilnehmern aus der gesamten Organisation, also einem Querschnitt aller Mitarbeiter, gelöst werden sollen

Wann ist eine Open Space Konferenz zu vermeiden?

  • Die Führung für das Thema, die Aufgabe oder das Problem bereits eine Lösung gefunden hat
  • Die Führung nicht bereit ist, den Teilnehmern der Konferenz einen Freiraum für die Mitgestaltung zu überlassen
  • Nicht genügend Zeit da ist, die Projekte nach der Konferenz nachzubereiten
  • MALEH, Carole (2001): Open Space: Effektiv arbeiten mit großen Gruppen, 2. Aufl., Beltz, p.156
  • OWEN, Harrison(2011): Open Space Technology: Ein Leitfaden für die Praxis, 2. Aufl., Schäffer-Poeschel, p.2

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